Quem trabalha numa empresa conhece bem o filme: termina uma reunião e, antes de respirar fundo, já está a começar outra. Dizem os estudos que gestores passam, em média, 23 horas por semana em reuniões. Quase um horário completo de trabalho só para conversar. E o mais curioso? Muitas dessas reuniões acabam por ser de baixo valor ou até contraproducentes. Sabes aquelas reuniões que podiam ser um email? É disso mesmo que estamos a falar.
Durante anos, ninguém se dedicou a estudar seriamente este ritual profissional, até que, em 2015, surgiu uma nova área de investigação com um nome digno de filme científico: "Meeting Science", a ciência das reuniões. E adivinha: o verdadeiro problema não é a quantidade de reuniões, mas sim como são planeadas, para que servem, e como podem reforçar desigualdades sem darmos por isso.
Reuniões podem motivar ou esgotar
Segundo o The Conversation, investigadores que analisaram reuniões durante e após a pandemia descobriram algo interessante: as reuniões tanto podem melhorar o bem-estar dos trabalhadores como levá-los ao esgotamento. Demasiadas reuniões geram burnout e vontade de desistir da empresa, mas, quando são bem feitas, podem aumentar o envolvimento e o sentido de equipa.
O teletrabalho trouxe uma nova dose de fadiga: sobrecarga cognitiva, hiperconectividade e zero separação entre trabalho e vida pessoal. Porém, as reuniões virtuais também permitem mais contacto social e uma visão clara do papel de cada pessoa na organização. Ou seja, podem ser um problema ou uma solução.
Reuniões não são para aguentar. São para planear
Perante a "loucura das reuniões", a solução não é abolir tudo e comunicar por pombo correio digital. O truque é desenhar melhor as reuniões, começando por fazer a pergunta que quase ninguém faz: "Porque é que estamos a reunir?"
A investigação identifica 4 objetivos principais:
- Partilhar informação;
- Tomar decisões;
- Expressar opiniões ou emoções;
- Construir relações de trabalho.
Cada objetivo necessita de formatos diferentes: às vezes compensa ver rostos, noutras basta ouvir vozes ou partilhar ecrãs. Nenhum formato é o melhor para tudo. A escolha deve depender do objetivo, e não da rotina ou da tecnologia disponível.
E existem truques simples (mas poderosos!) para melhorar qualquer reunião:
- Enviar agenda e documentos antes;
- Usar ferramentas de levantar a mão ou chat anónimo;
- Praticar "todos falam", com turnos claros;
- Moderar ativamente, equilibrando a participação.
As reuniões revelam muito mais do que parece: mostram cultura, poder e prioridades. Empresas onde só as vozes mais altas são ouvidas em reunião raramente são inclusivas fora dela. Já reuniões bem conduzidas podem ser espaços de respeito, criação e inovação coletiva.
Por isso, o objetivo não é ter menos reuniões. É ter melhores reuniões:
